Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Manfaatnya

Hartono Lapan S   Januari 24, 2018   Business   Comment  

Standar Operasional Prosedur (SOP)

Secara umum SOP (Standar Operasional Prosedur ) adalah standar yang ditetapkan perusahaan dalam bentuk interuksi yang terdokumentasi dan dirancang untuk memastikan bahwa praktik bisnis dan juga operasional berjalan dengan benar. Dalam hal ini SOP juga memiliki tujuan sebagai suatu petunjuk/direktif ketika melakukan kegiatan atau aktifitas yang dilakukan dengan efektif dan efisien. Banyak orang menganggap SOP hanya berlaku dalam konteks seperti laboratorium dan manufaktur. Salah satu tujuan utamanya adalah mewajibkan setiap karyawan atau yang terlibat dalam aktifitas didalamnya bisa memperhatikan bagaimana peralatan dipelihara, disesuaikan dan digunakan. Serta SOP juga dapat mencakup lebih banyak kegiatan yang lainnya misalnya proses analisis, yang artinya dapat diterapkan dalam berbagai konteks bisnis.

Hal tersebut dikarenakan setiap perihal dan langkah-langkah di dalam SOP itu merupakan suatu prosedur pasti atau sudah terstandarisasi yang telah ditetapkan perusahaan. Selain itu SOP juga telah di Standarisasi dengan memperhatikan beberapa hal yaitu dari segi teknis, prosedural sesuai tata kerja, administratif, prosedur kerja dan sistem kerja yang akan di lakukan atau di terapkan pada unit kerja yang bersangkutan.

Standard Operating Procedures (SOP) memang diciptakan untuk memastikan bahwa segala aktifitas dalam perusahaanya bisa berjalan dengan baik dan benar. Dalam hal ini mengacu pada International Organization of Standardization yang menetapkan kriteria untuk mengukur standar dan memberikan sertifikasi untuk perusahaan yang memenuhi kriteria ini. Saat ini telah banyak perusahaan-perusahaan besar telah menerapkanya sehingga fungsi organisasi dapat berjalan dengan semestinya. Tetapi untuk sebuah organisasi yang baru membangun atau sebagai startup pemula, ada banyak tantangan dan juga manfaat yang tak ternilai jika perusahaan atau organisasi tersebut mampu membuat SOP yang terdefinisi dengan baik.

Apakah semua perusahaan perlu menerapkan SOP dalam bisnisnya? Belum tentu. Hal ini melihat perusahaan apa yang ada, misalnya bagi perusahaan terutama yang bekerja dalam industri kerajinan maka hal ini akan berpengaruh pada terhambatnya kreatifitas yang dimiliki perusahaan tersebut, sehingga akan menahan kreativitas yang mendefinisikan perusahaan dan produk mereka. Namun demikian mengenai SOP ini berbicara tentang bagaimana perusahaan bisa menyeimbangkan dengn positif antara proses berbasis perosedur dan memberikan keleluasaan pada kreatifitas yang dimiliki.

Sebagai contoh:

Pertama: Perusahaan yang bekerja dalam bidang marketing  mereka akan bergantung pada masukan kreatif dari karyawan yang lebih sering berinteraksi dengan pelanggan, disinilah yang membuat penerapan SOP jauh lebih menantang. Meskipun kreativitas sangat penting bagi keberhasilan perusahaan pemasaran, perlu adanya pengorganisasian yang baik jika tidak maka serangkaian prosedur dan proses yang berlaku tidak akan berjalan dengan semestinya.

Kedua: Perusahaan yang bekerja dalam bidang manufaktur, mereka cenderung lebih tergantung pada proses dan prosedur yang telah ditetapkan standart-nya dari pada menekankan di aspek kreatifitas untuk bisa sukses. Oleh karena itu, dengan meperhatikan bagaiman SOP itu di terapkan oleh karyawan atau yang terlibat didalamnya sehingga tidak hanya kritis, tapi juga lebih mudah untuk diadopsi dan dipelihara.

Perlunya SOP ini berlaku pada bisnis yang bekerja dengan cara online maupun secara ofline, SOP sangatlah penting khususnya untuk para start-up bisnis. Ada beberapa manfaat yang bisa didapatkan ketika perusahaan menerapkan SOP dalam bisnis sebagai beikut:

• Perusahaan akan memiliki patokan standar dalam menyelesaikan pekerjaan/tugas.
• Dengan menerpakan SOP perusahaan bisa meminimalisir terjadinya kesalahan dan kelalalian yang mungkin dilakukan pekerja.
• Para pegawai yang ada bisa bekerja dengan efisiensi dan efektifitas.
• Para pekerja akan bekerja lebih mandiri dan juga tidak bergantung pada yang lainnya pengawas atau karyawan lain saat melakukan pekerjaan tersebut.
• Dapat meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.
• Dapat membantu dalam memperbaiki atau mengevaluasi kinerja karyawan.
• Dapat membantu mengawasi seberapa jauh ketercapaian bisnis Anda.
• Dapat memberikan kemudaha dalam memberikan record informasi mengenai tugas yang harus segera dikerjakan.

Melihat dari beberapa manfaat diatas maka sebagai perusahaan bisnis start-up perlu memiliki Standard Operating Procedures (SOP) dengan tujuan supaya bisa menjadi acuan kinerja karyawan yang ada sehingga bisa membangun SDM yang lebih profesional dan handal yang nantinya akan membawa keuntungan bagi sebuah organisasi atau tim.

Dalam penyusuna sebuah SOP ada beberap faktor yang dijadikan dasarnya, yaitu :

• Decision (keputusan)
• Steps (langkah)
• User / Subject (pengguna)
• Aim (tujuan)

Selain faktor-faktor diatas, SOP yang anda buat juga harus memenuhi beberapa prinsip, yaitu :

• Measureble. SOP dibuat/ditulis secara jelas, sederhana dan tidak berbelit-belit.
• Integrated. SOP memiliki pedoman yang terukur dengan baik, tepat dan akurat.
• Responsible. SOP harus mencantumkan penanggung jawab setiap tugas/langkah.
• Arrange. SOP harus sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan yang berlaku.
• Simple. SOP harus menggambarkan alur kegiatan yang mudah ditelusuri jika ada hambatan / masalah.

Seiring berkembangnya perusahaan maka perlu adanya perbaikan-perbaikan yang masih kurang oleh karenanya update SOP yang dimiliki jika menemui kekurangan atau belum bisa meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam perusahaan. Anda tidak bisa langsung membuatnya dan kemudian meletakkannya di rak. Dalam hal ini sosialisasikan pada seluruh karyawan yang ada sehingga dapat melihat kekurangan dari SOP yang ada atau berikan karyawan Anda terlibat dalam pembuatanya jika ada perubahan. Tujuanya adalah mereka akan merasa nyaman melakukan perubahan dan penambahan berdasarkan perubahan kebutuhan perusahaan dan diri mereka sendiri. Selain itu dengan mensosialisasikan dengan karyawan maka akan memberikan motivasi kepada mereka karena Anda telah menampung suara mereka dan mengetahui kebutuhan mereka untuk ditangani.

Organisasi yang menerapkan SOP dan memastikan bahwa mereka diperbarui secara berkala akan dapat mengalokasikan upaya perbaikan proses dan tujuan strategis yang akan memberikan pertumbuhan jangka panjang.

Rahasia dalam membuat Standard Operating Procedures (SOP) yang baik adalah dengan melihat seberapa relevan dan bermanfaat bagi bisnis Anda. Untuk itu terlebih dahulu perhatikan, teliti dan juga pahami apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan, bagaimana fungsi karyawan di perusahaan Anda dan juga untuk memastikan produktivitas yang maksimal dari masing-masing divisi perlu memperhatikan bagaimana prosedur itu dibuat.

Sekian pembahasan kali ini tentang Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk bisnis atau perusahaan. Semoga artikel yang sedikit ini memberikan informasi yang bermanfaat untuk Anda. Jika ada kekurangan saya mohon maaf jika berkenan mau menambahi atau ingin berbagi dengan pengunjung yang lain silahkan berkomentar di bawah ini Terimakasih salam sukses untuk kita semua.